Подходы к автоматизации управления предприятием. Автоматизация управления организации. Основные понятия автоматизации управления — mashamult.ru

Создание продуктивно функционирующей системы управления хозяйствующего субъекта предполагает следующие мероприятия:

Выявить факторы, существенно влияющие на деятельность подразделения и расставить их приоритеты;

1. Определить направленность вертикальных процессов, обусловленных сбором и предоставлением информации;

2. Выбрать или спроектировать типовую организационную схему для каждого структурного подразделения по ролевому принципу (кадровые сведения, данные по продукции, данные по финансовым потокам и др.);

3. Определить направленность горизонтальных процессов (ГП), которые дополняют приоритетную направленность вертикальных процессов;

4. Спроектировать горизонтальные процессы с учетом ролевого подхода;

5. Для сотрудников, успешно справляющихся с возложенными функциями по реализации ГП, предусмотреть формальные и неформальные способы активизации их деятельности.

Рассмотрим подробноформальные способы
, обеспечивающие поддержание продуктивного функционирования хозяйствующего субъекта.

* Документирование
процедур и бизнес процессов. Основная цель — повышение эффективности работы сотрудников за счет регламентации их ролевых обязанностей и децентрализации принятия решений. Такой подход позволяет выработать “внутренние” стандарты для каждого сотрудника и узаконить порядок взаимодействия структурных подразделений, закрепив соответствующими регламентирующими документами.

* Оптимизация
бизнес процессов и ключевых процедур принятия решений c целью повышения “управляемости” всех звеньев иерархической организационной структуры, начиная от отдельного исполнителя и кончая хозяйствующим субъектом в целом. Это достигается за счет сбалансированности ключевых корпоративных бизнес процессов и повышения устойчивости их функционирования.

* Создание
интеллектуальных групп в рамках определяющих видов деятельности с целью генерации предложений по их перспективным направлениям.

* Организация
коллектива сотрудников для реализации определенного проекта в рамках того или иного направления предметной деятельности. Эта деятельность является наиболее ответственной, так как коллектив обязан строго отслеживать расходование финансовых ресурсов и укладываться в установленные сроки, реализуя поставленные задачи. Кроме того, деятельность самого коллектива по реализации проекта должна выполняться в соответствии с намеченными этапами.

Рассмотрим наиболее характерные этапы реализации проекта
. Такими этапами могут быть следующие: определение основных параметров, планирование работ, формирование группы разработчиков, организация работ по воплощению проекта, контроль хода реализации, окончание.

Этап “определение основных параметров” предполагает: постановка цели; выделение людских, финансовых и материальных ресурсов; сроки реализации; возможные риски. На этапе » планирование работ» определяется последовательность выполняемых работ, их взаимодействие, результаты каждой из работ, составляется график их выполнения, возможные отклонения от сроков и мероприятия по их устранению, уточняется ресурсная обеспеченность каждой работы. Этап «формирование группы разработчиков» предполагает подбор специалистов по каждому направлению, предусмотренному в проекте, распределение ответственности между ними. На этапе «организация работ по воплощению проекта» отрабатываются организационные мероприятия по эффективной реализации каждой работы и по созданию проекта в целом. Этап «контроль хода реализации» предусматривает постоянное наблюдение, фиксацию и отслеживание всех видов работ и этапов; выявление «узких» мест в реализации и их устранение. Этап «окончание» предполагает подведение итогов выполнения проекта; разработку мероприятий, гарантирующих устранение зафиксированных просчетов по первому циклу функционирования проекта.

Автоматизация управления

Когда в организации ставится вопрос и принимается решение автоматизировать управление, то возникает множество вопросов. Перечислим наиболее значимые из них. Чем мотивировано это решение? Что значит «автоматизировать управление»? С чего начать? Каковы основные этапы разработки? Как подойти к проблеме выбора? Какими должны быть критерии оценки? Каковы предпочтения той или иной методологии проектирования и инструментальной среды? Что для этого необходимо?

Постараемся ответить на эти и другие вопросы, которые неизбежно возникают в ходе создания системы автоматизации управления организации, основные этапы которой показаны на принципиальной обобщенной схеме (рис. 2.4).

Рис 2.4. Обобщенная схема автоматизации управления организации

Методический подход.
Функционирование любой организации нацелено на продуктивное решение определенного множества задач. К их числу можно отнести следующие: прием сотрудника на работу, увольнение сотрудника, отслеживание карьерного роста, составление штатного расписания, начисление заработной платы, заключение различных договоров, перевод денег, обеспечение необходимым количеством производственных ресурсов, успешное поведение на рынке продукции и т.д. При постановке каждой из задач описывается исходное положение дел, имеющиеся ресурсы, инструментальные средства, требования к исполнителям. Кроме того, определяются цели, которые предполагается достичь в результате реализации тех или иных задач.

Решение в общем виде той или иной задачи предполагает реализацию определенного набора действий, образующих некий процесс. Схематически это можно представить следующим образом: исполнители последовательно выполняют действия согласно предопределенному процессу, привлекая соответствующие инструменты и расходуя необходимые ресурсы. Специалист в таких процессах выступает в роли исполнителя. Другими словами, функционирование организации рассматривается как реализация некоторого набора задач, каждой из которых присущи соответствующие процессы.

Обобщая изложенное выше, сделаем вывод: для продуктивного функционирования организации (в общем случае хозяйствующего субъекта) необходимо иметь постановки всех предполагаемых к разработке задач и описания процессов их реализации.

С другой стороны, любую организацию следует рассматривать как систему, которая должна адекватно реагировать на изменения внутренней и внешней среды и эффективно адаптироваться к новым условиям её функционирования. При этом необходимо учитывать вопросы, связанные с реорганизацией самого хозяйствующего субъекта, которая обусловливает возможное трансформирование организационной структуры, что, в свою очередь, предполагает изменения перечня решаемых задач, их постановок, последовательности, а также процессов их реализации.

Изменение процессов решения задач, в свою очередь, может повлечь за собой качественные и количественные изменения ресурсов, переопределение инструментальных средств, видоизменение состава исполнителей и/или перераспределение функциональных обязанностей между исполнителями, а также совершенствование их профессионального уровня.

Будем исходить из того, что в организации для любой задачи определен процесс ее решения при его обеспеченности необходимыми ресурсами, инструментальными средствами и подготовленными кадрами. При этом совместная разработка и решение нескольких задач должны быть скоординированы между собой по времени, ресурсам, составу исполнителей и набору инструментальных средств.

Определим управленческое звено организации
как множество структурных подразделений и работников, обеспечивающих: составление перечня задач, решаемых в организации; их постановку; реализацию процессов решения поставленных задач; ресурсное, инструментальное и кадровое обеспечение каждого процесса; претворение в жизнь процессов и координацию их исполнения. При этом следует позаботиться о повышении эффективности функционирования управленческого звена, обусловленного увеличением производительности труда работников при решении характерных задач без ущерба для достигнутых качественных показателей за счет автоматизации управления.

Таким образом, мотивом для принятия решения об автоматизации управления является стремление упорядочить внутреннюю среду функционирования организации с целью повышения производительности труда специалистов — управленцев.

Дальнейшее изложение материала предполагает уточнение ряда понятий.

Автоматизация
– это система мероприятий, имеющих своей целью повышение производительности труда индивидуума за счет передачи и выполнения его функций машинами и/или механизмами.

Автоматизация управления
— это выполнение функций индивидуума программно-аппаратными средствами при реализации части или всего процесса решения той или иной задачи. Как правило, автоматизация управления отождествляется с наличием необходимой для этих целей информации. Это означает, что приступать к автоматизации управления следует при наличии реально существующих информационных процессов, поддерживаемых соответствующими документами.

Известно, что функционирование организации и его звена управления осуществляется на основании тех или иных документов. Документ участвует в решении производственных, кадровых, бухгалтерских, финансовых или иных задач. Таким образом, документ
необходимо рассматривать как базовый компонент управления.

Определим делопроизводство
как процесс создания форм документов и исполнения на их основе процедур управления с целью решения определенного множества задач, обеспечивающих функционирование (возможно продуктивное) организации. Таким образом, автоматизация делопроизводства рассматривается как ведущий компонент системы автоматизации управления организации в целом.

Известны два подхода к процессу автоматизации системы управления организации. Первый подход рассчитан на автоматизацию существующей системы управления, основанной, как правило, на бумажном делопроизводстве. Второй — предполагает создание электронного делопроизводства под новую систему управления, которая обеспечивает максимальную автоматизацию всего процесса управления.

Рассмотрим организацию и систему управления, в основе функционирования которой лежит бумажное делопроизводство. При этом под бумажным делопроизводством
будем понимать процесс производства совокупности бумажныхдокументовкак основного носителя информации, необходимой для принятия решений, а в качестве исполнителя предполагается тот или иной специалист. В данном случае начинать разработку системы автоматизации следует с автоматизации существующего процесса управления, основанного, как правило, на системе бумажного делопроизводства. Такое решение обусловлено тем, что процесс управления существует де-факто, а организация реально функционирует. Напомним, что действующая система бумажного делопроизводства отражает уровень развития системы управления конкретной организацией, который понятен, привычен для её сотрудников и соответствует их квалификации. Поэтому безболезнен постепенный переход к автоматизации управления, когда только меняется носитель информации с бумажного на электронный, а привычный порядок исполнения процессов и процедур управления остается прежним. В этом случае надо формально описать существующую систему управления, основанную на базе бумажного делопроизводства. К разработке системы автоматизации управления надо обязательно привлекать сотрудников организации, задействованных в том или ином процессе, в связи с тем, что только им известны все его особенности. Описывать необходимо отдельный процесс решения определенной задачи и процесс исполнения форм документов, применяемых при её реализации. При такой постановке вопроса описательный документ охватывает только одну задачу, и он обозрим для работника, который формализует её описание. В этом случае сотрудник должен формально описать свою работу, которую он выполняет ежедневно. Описательные документы по каждой задаче и процессу в рамках разработки автоматизированной системы управления представляют собой проектную документацию. Создание проектной документации предполагает использование формализованного языка, синтаксис и лексика которого однозначно понятны всем участникам разработки. За основу лексики такого языка берется лексика предметной области и/или предметной деятельности, а также лексика бумажного делопроизводства. Такой подход продиктован тем, что обмен информацией ведется на уровне документов, их функционального назначения, типов представленных в них данных, а также операций, выполняемых как над отдельными данными, так и над документами в целом. Отметим, что наряду с термином «бумажное делопроизводство» будем употреблять термин «бумажный документооборот».

Рассмотрим организацию и её систему управления, в основе функционирования которой лежит электронное делопроизводство. Под электронным делопроизводством
понимается такое производство дел, при котором в качестве базового носителя информации используется электронный документ, а исполнителями являются сотрудники, чьи рабочие места оборудованы компьютерами, которые, в свою очередь, могут быть объединены в компьютерную сеть. Отметим, что наряду с термином «электронноеделопроизводство» будем употреблять термин «электронныйдокументооборот».

Что касается бумажных документов, то они в данном случае выполняют вспомогательную роль.

Разра6отка системы автоматизации, основанной на проектной документации бумажного делопроизводства, сводится к проектированию схемы электронного делопроизводства. Перечислим основные отличия: основным носителем информации становится электронный документ; операции выполняются как над частями, так и над электронным документом в целом; ведение метаинформации электронного документа, являющейся неотъемлемой частью единого информационного пространства организации, возлагается на компьютер; обслуживание электронных документов (рассылка, репликация, подборка, тиражирование, копирование, хранение и т.п.) выполняется в рамках сетевой компьютерной среды.

На следующем этапе разра6отки автоматизированной системы посредством инструментальных средств выбранной программной платформы реализуется внутрисистемное описание. Рассмотрим, каким образом можно выбрать программную платформу.

Основой успешной работы любого предприятия является управленческая деятельность. Управление, как известно, состоит из анализа, принятия решений и контроля его исполнения. Причем все эта деятельность осуществляется в режиме групповой работы.

Автоматизация управленческой деятельности — это комплекс мероприятий, направленных на разработку и внедрение программной платформы, которая позволит повысить эффективность деятельности и принятия решений за счет освобождения от рутинных задач и более грамотного использования времени.

Автоматизация управленческой деятельности на различных этапах работы должна выполнять различные функции.

На этапе анализа своевременно обеспечивать полноту и актуальность информации, поступающей из учетных систем предприятия, от других сотрудников, и от контрагентов.
На этапе принятия решений обеспечивать доступ к любой необходимой справочной и нормативной информации с помощью электронных архивов, отчетов и аналитических систем. Формулировать решение в виде заданий на исполнение другим сотрудникам. Обеспечивать своевременное информирование о принятых решений всех заинтересованных сторон, включая внешних контрагентов.
На этапе контроля исполнения информировать лицо, принявшее решение, о состоянии его исполнения.

Весь комплекс задач должен функционировать в режиме групповой работы, без потери целостности связанных с решением задач и заданий, как бы они не делегировались и не разбивались на задачи для других исполнителей.

Потеря целостности решения приводит к потере контроля и неизбежным результатам — срыву сроков исполнения решений, продолжению работы с уже отмененными или измененными решениями и другим серьезным нарушениям управленческих процессов, приводящим к значительному снижению эффективности предприятия.

Главные резервы повышения эффективности управленческой деятельности лежат в области прозрачности контроля и поддержанию целостности управления в условиях групповой работы.

Для реализации этих резервов в СЭД создаются решения по комплексной автоматизации критически важных процессов, в частности делопроизводства и договорной деятельности. Такая процессная автоматизация управленческой деятельности позволяет сохранить целостность управления в рамках одного процесса. Сколько бы процессов не было автоматизировано, всегда остается «неохваченная» область ежедневной рутинной деятельности управленцев. Для эффективной автоматизации управленческой деятельности в СЭД должна быть решена задача сквозного контроля за всей порожденной в реализации решения структурой частных заданий.

Автоматизация управленческой деятельности подразумевает осуществление мероприятий по комплексному внедрению в компании современных информационных технологий. Задачи, решаемые посредством использования технических и программных средств, можно разделить на две группы:

обустройство рабочих мест управленческого состава техническими средствами, необходимыми для сбора и анализа информации;
внедрение комплексной информационной системы, адаптированной под нужды конкретной фирмы, специфику ее деятельности.

Для чего необходима автоматизация управленческой деятельности?

Большинство проблем управленческого характера связывают с неэффективностью организационной структуры предприятия. Система автоматизации призвана устранить этот недостаток. Она обеспечит максимальную отдачу от работы, поможет повысить шансы в конкурентной борьбе, упорядочить и усовершенствовать бизнес-процессы. Правильные управленческие решения позволят:

сократить затраты труда при выполнении того же объема работы или выполнить больше работы при тех же затратах труда;
исключить дублирующиеся участки работы;
исключить бесперспективные проекты;
перераспределить нагрузку;
оперативно отреагировать на изменения в ключевых факторах воздействия на деятельность компании;
структурировать документооборот, отчетность и, соответственно, упростить доступ к информации;
повысить прозрачность бизнеса — инструменты позволяют выявить недочеты и нарушения;
усилить контроль.

В конечном счете, грамотные управленческие решения приведут к росту финансовых показателей компании.

Эффективное решение от Docsvision

Автоматизация управленческой деятельности — одна из главных специализаций решений «ДоксВижн». Эксперты компании проводят ее с целью повышения качества исполнения процесса, сведения к нулю риска ошибок (в отличие от ручной работы), увеличения точности и стабильность выполняемых операций. Программная платформа Docsvision позволяет создать прочный фундамент для развития бизнеса, собрать максимум точных и актуальных данных для принятия верных решений, разработки стратегии и построения перспективных планов.

Эксперты компании «ДоксВижн» и партнеров разрабатывают комплексные решения для предприятий любых размеров и сфер деятельности. Кроме того, в спектр услуг входит:

внедрение программной платформы;
обслуживание системы;
техническая поддержка;
обучение персонала.

Качество услуг не вызывает сомнений, что подтверждено соответствием ISO 9001 и модели CMMI 3. «ДоксВижн» — один лидеров российского рынка СЭД/ECM, способный составить достойную конкуренцию мировым разработчикам программных платформ автоматизации управленческой деятельности.

ЛЕКЦИЯ 1

ОСНОВНЫЕ ПОНЯТИЯ АВТОМАТИЗАЦИИ УПРАВЛЕНИЯ

Автоматизированная система управления предприятием

(АСУП)
— это система управления, построенная на основе приме­нения средств вычислительной техники, экономико-математичес­ких методов и информационных технологий. Автоматизация управ­ления направлена прежде всего на интеграцию, которая в совре­менных производственных системах является одним из наиболее важных свойств.

АСУП состоит, в свою очередь, из подсистем.

Цель разбиения АСУП на подсистемы — выделение крупных неоднородных элемен­тов для упрощения процессов проектирования, внедрения и эксп­луатации АСУП. Все подсистемы принято делить на две группы — функциональные
и обеспечивающие

подсистемы.

Функциональные

подсистемы выделяются в соответствии с уп­равленческими функциями, осуществляемыми на предприятии. В АСУ промышленным предприятием входят следующие подсистемы: уп­равление технической подготовкой производства, основным произ­водством, вспомогательным производством, материально-техничес­ким снабжением, технико-экономическим планированием произ­водства, бухгалтерским учетом, сбытом, кадрами, качеством вы­пускаемой продукции и услуг, финансами.

Обеспечивающие

подсистемы предназначены для обеспечения решения комплекса задач функциональных подсистем. В состав обес­печивающих входят подсистемы технического, информационного, математического, программного и организационного обеспечения.

Подсистема технического обеспечения

представляет собой комп­лекс технических средств, в который входят средства вычислитель­ной техники, оборудование для организации локальных сетей и под­ключения к глобальным сетям, устройства регистрации, накопле­ния и отображения информации.

Подсистема информационного обеспечения

включает в свой со­став внешнее информационное обеспечение в виде входных и вы­ходных документов (в том числе и в электронном виде), используе­мых при решении функциональных задач, и внутреннее, ориенти­рованное на организацию базы данных предприятия.

Подсистема математического обеспечения

включает математи­ческие методы, модели, алгоритмы, используемые при решении задач управления.

Подсистема программного обеспечения

включает системное про­граммное обеспечение, прикладные программы для решения задач управления, а также другие программы, используемые на предпри­ятии.

Организационное обеспечение

состоит из набора правил, инструк­ций, положений и других документов, регламентирующих функци­онирование АСУП.

Проектирование, внедрение и эксплуатация АСУП на предпри­ятии ведутся с помощью инструментальных программных средств. Современные инструментальные программные средства являются сложными многофункциональными системами. Они содержат в сво­ем составе пакеты прикладных программ для решения задач управ­ления, средства комплексирования задач в требуемые конфигура­ции, средства сопряжения АСУП с другими системами, например с САПР, и многое другое. Такие системы можно назвать базовыми.

Следует подчеркнуть, что базовая система является средством со­здания АСУП, но не является законченной АСУП или ее фрагмен­том. Она позволяет в конечном итоге создавать для предприятия гиб­кую модифицируемую АСУП, в которой сочетаются типовые под­ходы к решению задач управления и специфические особенности предприятия.

Базовые системы обычно ориентированы на определенный класс предприятий. Структуры и составы базовых систем отличаются друг от друга и от требуемой функциональной структуры АСУП на пред­приятии. Эти отличия накладывают серьезный отпечаток на выбор базовой системы и процесс проектирования АСУП.

МЕТОДЫ УПРАВЛЕНИЯ ПРЕДПРИЯТИЯМИ

Основные понятия теории управления

Используя кибернетический подход, в самом общем виде про­цесс управления предприятием может быть проиллюстрирован с помощью схемы, приведенной на рис. 1.

Применительно к промышленному предприятию кибернетичес­кий подход предполагает, что при управлении предприятием долж­ны использоваться следующие принципы:

Управление предприятием рассматривается в рамках системы, включающей в себя помимо предприятия и внешнюю среду;

Цель управления формулируется в количественных терминах;

Действующие в системе механизмы связи и управления анали­зируются с учетом как детерминированности, так и стохастических изменений.

Управление предприятием всегда подчинено некоторой цели, поэтому всегда можно говорить об управлении, оптимальном в из­вестном смысле, например цель: максимизация прибыли за задан-

Рис. 1

Здесь t — время, Х изм (t) — вектор измеряемых параметров, характери­зующих состояние управляемого объекта (измеряемая часть вектора фазовых координат), Z изм (t) — вектор измеряемых параметров, харак­теризующих состояние окружающей среды, U
—
управляющее воз­действие, V-
воздействие окружающей среды, W
—
информацион­ные возмущения. В общем случае U, V, W
могут зависеть от Х и t
.

ный период времени, снижение издержек производства и т. д.

Управление представляют две составляющие:

Программные управляющие воздействия, зависящие только от времени;

Корректирующие управляющие воздействия, формируемые по принципу обратной связи, т. е. зависящие от рассогласований между текущими значениями контролируемых параметров и прогнозируемыми программными. Поведение контролируемых параметров деятельности изображе­но на рис. 2.

Методы формирования программной составляющей управляю­щих воздействий и прогнозирования поведения предприятия при реализации этих воздействий в экономике и в области управления предприятием дали начало развитию такого направления, как мето­ды планирования. Дополнение методов планирования способами периодического формирования корректирующих составляющих управляющих воздействий легло в основу направления — управление проектами.

После введения этих упрощений процесс управления предприя­тием можно представить в виде, изображенном на рис. 3.

Рис. 2

Здесь t
—
время; X

пл
(t
) —
программное, планируемое значение пара­метра; Х ф (t) — фактическое значение параметра.

Рис. 3

Планирование заключается в выработке плановой «траектории» процесса X(t)
на период планирования {t 0
,t
пл }.
Учет, т. е. измерение, в производственных системах состоит в определении в заданные мо­менты времени истинного состояния процесса Х ф (t).
Контроль по­зволяет определить отклонение X ф (t)
от Х пл (t), а регулирование со­стоит в определении скорректированного плана Х p (t),
т. е. по суще­ству является решением задачи планирования при новых начальных условиях.

Схема управления, показанная на рис. 2 и рис. 3, является уни­версальной и применима ко всем процессам производственных сис­темах. Компонентами вектор-функции X(t)
могут быть показатели, характеризующие ход производства, состояние доходов, расходов, мощностей, запасов, кадров и т. п.

Для описания процесса управления используются перечислен­ные далее термины. Управление предприятием

представляет собой совокупность воздействий, призванных обеспечить эффективное с точки зрения заданных целей протекание производственного про­цесса.

Реализация процесса управления предприятием происходит в рамках системы управления предприятием

—
структуры, в кото­рой можно выделить объект управления
и управляющую часть.

Объектом управления является производственный процесс. В роли управляющей части на предприятии выступают управленческие службы.

Управление предприятием протекает во времени, поэтому его следует рассматривать как процесс управления.

Структура производ­ственного процесса определяет, в свою очередь, структуру процес­са управления. На каждом предприятии можно выделить несколько направлений деятельности (производство, сбыт, снабжение, финан­сы и т. д.), а в рамках этих направлений — процессы более глубоких уровней, которые также являются объектами управления.

Система управления предприятием — это система управления организационного типа.

В таких системах велика роль организации, координации и согласования поведения коллективов людей.

Соответственно в процессе управления принимаются решения трех категорий: стратегические, тактические и оперативные.

В соответствии с этой классификацией управленческий аппарат обычно имеет трехуровневую иерархию: высший, средний и оперативный уровни.

Высший уровень (высшее руководство) определяет цели управления, внешнюю политику, материальные, финансовые и трудовые ресурсы, разрабатывает долгосрочные планы и стратегию их выполнения. В его компетенцию входит анализ рынка, конкуренции, коньюктуры и поиск стратегии развития предприятия.

На среднем уровне основное внимание сосредоточено на составлении тактических планов, контроле за их выполнением, слежение за ресурсами и разработке управляющих директив.

На оперативном уровне происходит реализация планов и составляются отчеты о ходе их выполнения. Руководство здесь состоит, как правило, из руководителей среднего звена, обеспечивающих управление цехами, участками, отделами, сменами. Основная задача оперативного управления заключается в согласовании всех элементов производственного процесса во времени и пространстве.

На каждом из уровней выполняются работы, в комплексе обеспечивающие управление. Эти работы принято называть функциями.

Все частные производственные процессы, вплоть до элементар­ных, представляют собой управляемые процессы.

Управление каж­дым процессом осуществляется путем реализации функций управле­ния

в отдельные дискретные моменты времени. В состав функций управления входят: планирование, учет, контроль, регулирование, анализ. Планирование

—
это определение поведения управляемого процесса в будущем в детерминированном виде.Планирование
— функция, посредством которой в идеальной форме реализуется цель управления. Планирование — заключается в разработке краткосрочных и долгосрочных планов (прогнозов) производственно-хозяйственной деятельности предприятия, основанными на учете социальных, экономических и других закономерностей и связано с обработкой больших объемов данных, выполнением сложных и трудоемких расчетов. Планирование занимает значительное место в деятельности высшего руководства, меньшее — на среднем и минимальное — на оперативном уровне Учет

— определе­ние фактического состояния управляемого процесса в дискретные моменты времени. Учет
— функция, направленная на получение информации о ходе работы предприятия, Учет в основном осуществляется на оперативном и среднем уровнях управления. На высшем уровне управления учет отсутствует, однако на его основе в полной мере выполняются анализ результатов производства и его регулирование. Контроль —

это определение отклонений между запланированным и фактическим состоянием управляемого процесса в дискретные моменты времени. Регулирование-

обеспечение фун­кционирования управляемых процессов в рамках заданных парамет­ров. Анализ

—
это подведение итогов осуществления управляемого процесса за период управления, выявление факторов, повлиявших на степень достижения запланированных результатов. Анализ и регулирование
— сопоставление фактических показателей с нормативными, определение отклонений, установление причин отклонений и нахождение путей их устранения. Взаимосвязь между уровнями управления и осуществляемыми ими функциями по объему выполняемых работ представлена на таблице.

Взаимосвязь функций и уровней управления

Уровень управления

Планирование и прогнозирование

Учет и

контроль

Анализ и

регулирование

Высшее руководство

Значительное

Отсутствует

Значительное

Средний уровень

Умеренное

Значительный

Умеренное

Оперативное управление

Незначительное

Значительный

Отсутствует

Существует еще одна функция управления — прогнозирование. Прогнозирование

—
это определение на будущее вероятностных характеристик управля­емого процесса. В зависимости от целей исследования функция прогнозирования рассматривается как самостоятельная или объединя­ется с планированием.

Дальнейший прогресс в области формализации методов управ­ления предприятием связан:

1) с системным подходом, который подразумевает построение системы моделей. Обычно эти модели имеют иерархическую струк­туру, отражающую различные качественные особенности поведе­ния такого сложного объекта, как предприятие, например модель процессов, представление предприятия как композиции систем мас­сового обслуживания, моделей данных, используемых на предпри­ятии, и т. д.;

2) с созданием регулярных методов определения управляющих воздействий на основе иерархического принципа декомпозиции и агрегирования задач. Согласно этому принципу результат решения задачи управления верхнего уровня становится исходным условием для решения задачи построения управляющего воздействия задачи нижнего уровня. Причем результат решения задачи нижнего уровня не приводит к ревизии результата решения задачи верхнего уровня.

Применение этих подходов позволило добиться следующих ре­зультатов:

Вычленить ряд упрощенных задач, к которым могли быть при­менены некоторые методы теории оптимального управления, ко­нечных автоматов, планирования операций и т. д.;

Создать эффективные процедуры принятия управленческих ре­шений с использованием эмпирических знаний лиц, принимающих решения (ЛПР);

Использовать эвристические стратегии управления;

Определить принципы формирования организационных струк­тур предприятий.

Методы теории управления, используемые в АСУП

При решении частных задач, связанных с управлением пред­приятием, широко используются ряд формализованных методов, которые в литературе иногда называются экономико-математичес­кими. Часть из них нашла применение в современных автоматизиро­ванных системах управления. Под экономико-математическими ме­тодами принято понимать комплекс формализованных математи­ческих методов, позволяющих находить оптимальные или близкие к ним решения экономических задач. Постановка задачи должна от­ражать существующие ограничения экономического характера. Для предприятий эти ограничения вытекают из ограниченности ресурсов или из внешних условий, в которых осуществляется их хозяй­ственная деятельность. Критерий оптимизации формализуется в виде целевой функции. Это выражение, которое, исходя из поставлен­ной задачи, требуется максимизировать или минимизировать. — В роли критериев оптимизации на различных уровнях системы управления предприятием могут выступать, например, объемы про­даж, прибыль, суммарное отклонение времени выпуска от требуе­мых, уровень загрузки оборудования, период планирования работ (месяц, год), суммарные затраты на производство и на незавершен­ное производство и т. п. Переменными в экономико-математических моделях являются управляемые параметры. При решении задач оп­тимизации переменными могут быть количество выпускаемых изде­лий, время запуска/выпуска, размеры партий, уровень запасов, время начала и окончания операций. Еще одной важной особенностью экономико-математических методов является то, что они могут быть мощным инструментом анализа экономической ситуации. С их по­мощью, например, можно быстро определить, что при заданных ограничениях допустимого решения не существует. Некоторые ме­тоды не ограничиваются получением оптимального решения. При сформированном плане они позволяют оценивать чувствительность оптимального плана к изменению внешних условий или внутренних характеристик деятельности предприятия.

Многообразие экономико-математических методов достаточно велико. В основу данного краткого анализа положен характер мате­матического аппарата.

Линейное программирование

заключается в поиске оптимального решения для линейной целевой функции при линейных ограниче­ниях и ограничениях на неотрицательность переменных.

В терминах линейного программирования может формулировать­ся широкий круг задач планирования производства, финансовой деятельности, технико-экономического планирования, планирова­ния НИОКР.

Особенность линейного программирования заключается в том, что с его помощью можно не только получить оптимальное реше­ние, но и успешно исследовать чувствительность полученного ре­шения к изменениям исходных данных. Результаты анализа на чув­ствительность имеют четкую экономическую интерпретацию.

Частным случаем линейного программирования является тран­спортная модель.

Она получается естественным образом при форма­лизации задачи планирования перевозок, однако с ее помощью можно решать и другие задачи АСУП (назначение кадров на рабо­чие места, составление сменных графиков и др.). Специфическая структура ограничений задачи позволила разработать эффективные методы решения.

Важное место в АСУП принадлежит методам дискретного про­граммирования,

которые ориентированы на решение задач оптими­зации с целочисленными (частично или полностью) переменными. Требование целочисленности во многих задачах управления произ­водством выступает на первый план, если речь идет, например, об определении оптимальной программы выпуска изделий, число ко­торых должно быть целым. Частным случаем задач дискретного про­граммирования являются задачи с булевыми переменными (0 или 1), т. е. задачи выбора одного из двух вариантов решений для каждо­го объекта (число объектов может быть велико). В качестве примера можно указать задачи размещения оборудования, формирования портфеля заказов и т. п.

Для решения задач дискретного программирования разработаны различные алгоритмы, в том числе комбинаторные и случайного поиска.

Модели стохастического программирования

описывают ситуации, в которых элементы модели являются случайными величинами с известными функциями распределения. Для задач линейного про­граммирования подход к решению заключается в сведении исход­ной задачи к детерминированному виду.

Сетевые модели и методы

применяются там, где есть возмож­ность четко структурировать управляемый процесс в виде графа, описывающего взаимосвязи работ, ресурсов, временных затрат и т. п. Разработан ряд методов решения задач на сетевых моделях по определению критического пути, распределению ресурсов.

Динамическое программирование

представляет собой многошаго­вый процесс получения решения оптимальной задачи. Наиболее ес­тественной выглядит формализация динамических задач, однако этот метод успешно может применяться и для статических задач, если удается разбить решение исходной задачи на этапы. Серьезным ог­раничением применения метода динамического программирования является размерность задач. Если размерность велика, то необходи­мо запоминать большой объем промежуточной информации. Прак­тически, решение задач оптимизации возможно для систем, имею­щих размерность не выше трех.

Многокритериальные модели

отражают один из видов неопреде­ленности в задачах поиска оптимальных решений — неопределен­ность целей. Эти модели и методы чрезвычайно перспективны, по­скольку многие задачи планирования в АСУП могут и должны рас­сматриваться как многокритериальные. Этот подход позволяет оп­тимизировать получаемые решения по комплексу критериев, отра­жающих экономический, технологический, социальный, экологи­ческий и другие аспекты деятельности предприятий.

Математическая статистика

в АСУП применяется для реше­ния задач анализа и прогнозирования экономических и социальных процессов на предприятиях, создания и корректировки норматив­ной базы. Наиболее часто применяются методы: расчета статических характеристик, корреляционного, регрессионного и дисперсионного анализа.

Теория управления запасами

позволяет определять уровни запасов материалов, полуфабрикатов, производственных мощностей и дру­гих ресурсов в зависимости от спроса на них.

Теория расписаний

представляет собой методологическую основу для решения задач упорядочения последовательности работ. При этом учитываются структура и параметры технологического процесса. Для решения задач, сформулированных в терминах теории расписаний, используют методы моделирования на основе приоритетов.

Эвристические методы

получили в АСУП достаточно широкое распространение, и дальнейший прогресс в этом направлении свя­зан с разработкой и внедрением экспертных систем.

Экспертные системы позволяют накапливать базы знаний о производственном процессе, об эффективных управляющих решениях и на этой осно­ве предлагать рациональные решения задач, слабо поддающихся формализации.

Круг экономико-математических моделей и методов чрезвычай­но широк.Их применение сдерживается затрудненностью адекват­ного описания производственного процесса, получения решений в условиях высокой размерности задач, а также отсутствием необхо­димой для этого случая квалификации управленческого персонала.

Ниже перечислены модели и методы решения частных задач уп­равления предприятиями, включаемые в базовые системы типаERP:

Для решения задач стратегического планирования применяют­ся модели линейного программирования;

Оперативное планирование построено, как правило, на базе сетевых моделей. В этом случае используются методы расчета крити­ческого пути и ПЕРТ;

Для решения задач прогнозирования спроса и других экономи­ческих процессов применяются методы регрессионного анализа, анализа временных рядов, процедуры обработки экспертных оце­нок;

При решении задач планирования объемов продаж и производ­ства используются методы линейного программирования;

Задача формирования графика выпуска продукции может быть сформулирована как задача минимизации совокупного производ­ственного цикла при ограничениях по мощностям, где в качестве переменных выступают сроки запуска (выпуска). В базовых системах типа ERP имеются процедуры, позволяющие решить эту задачу путем генерирования, анализа и отсеивания вариантов с одновременным сокращением числа переменных на каждой итерации;

Задача расчета материальных потребностей на обеспечение гра­фика выпуска продукции решается на основе модели разузлования, в ходе которого выполняется обсчет сетевой структуры, описываю­щей состав изделия.

Оперативное управление производством в ERP базируется на применении приоритетов и эвристических методов для построения расписаний работ.

Нормативная база может формироваться с применением статис­тических методов.

Как видно из проведенного выше анализа, что на предприятие недостаточно внимания уделяется организационной системе управления как по предприятию в целом, так персоналом в частности, о чем говорит нечеткое распределения функциональных обязанностей между подразделениями, дублирование функций, большие затраты труда связанные с документооборотом, поэтому вторым мероприятие планируемым для внедрения может стать автоматизация систем управления.

Так как именно автоматизированным системам сегодня принадлежит важная роль в оптимизации управления как предприятия в целом, так и сотрудниками предприятия в частности, именно они вносят качественно новые изменения в процессы управления персоналом на предприятии.

Поэтому предприятие ООО «Оригинал» планирует осуществить плавный переход со старой информационной системы на базе 1С: Предприятие 7.7 на новую «1С:Предприятие 8.0», данная версия в силу своей адаптированности к российской системе учета и делопроизводства, а также более низкой цене по сравнению с наиболее известными пакетами западных фирм наиболее часто используется малыми предприятиями.

Общие сведения об автоматизированной программе 1С:Предприятия 8.0.

Карточка внедрения

Наименование

Настройка и внедрение программного продукта «1С:Бухгалтерия 8» и присоединениями новых пользователей.

Виды учета

Полный комплект: базовая версия

Вид деятельности

Производство

Базовая конфигурация

Бухгалтерия 8

Версия 1С

Масштабируемость

Многопользовательская

Автоматизировано рабочих мест

Общая стоимость работ, руб.

«1С:Предприятие 8.0» — новейшая версия технологической платформы фирмы «1С», на которой разрабатываются решения по автоматизации деятельности компаний.

В ходе разработки новой платформы «1С:Предприятие 8.0» был обобщен многолетний опыт решений на платформе «1С:Предприятие 7.7», проанализированы международные методики управления предприятием (MRP, MRP II, CRM, SCM, ERP, ERP II и др) и учтены все пожелания партнеров и клиентов фирмы «1С». В результате программная продукция была дополнена рядом новых возможностей, позволяющих значительно расширить спектр прикладных задач, которые решаются при автоматизации средних, крупных и мелких предприятий.

«1С:Предприятие 8.0» позволяет увеличивать производительность и масштабируемость прикладных решений, включает новые конфигурации для эффективного управления данными (табличный вид частей документов, отбор по нескольким полям, планирование и т.д.) и мощные средства построения отчетов. Базовые компоненты (бухгалтерия, оперативный учет, расчет) теперь изначально входят в платформу «1С:Предприятие 8.0», а интерфейс стал более комфортным и интуитивно понятным.

Прикладные решения «1С:Предприятия 8.0» стали функциональнее. Механизмы новой платформы позволяют реализовывать большое количество разнообразных функций, которые необходимы для управления современным предприятием.

Предприятие

планирует автоматизировать деятельность предприятия в комплексе, а не одного подразделения, установив такие программные модули как: 1С:Бухгалтерия 8

Универсальная программа для автоматизации бухгалтерского и налогового учета: 1С:Управление торговлей 8

Автоматизация торговой деятельности предприятия: 1С:Зарплата и управление персоналом 8

Автоматизация расчета заработной платы и реализации кадровой политики предприятий: 1С:Управление производственным предприятием 8.

Решение, охватывающее основные контуры управления и учета на производственном предприятии

Так как эффект от комплексной автоматизации гораздо ощутимей, в первую очередь за счет того что:

· в потоках информации в организации нет разрывов;

· не требуется осуществлять двойной ввод информации;

· у руководителя есть единая картина происходящего на предприятии, он видит все в «комплексе».

В нашем случае наибольший интерес представляет такое прикладное решение как «Зарплата и Управление персоналом», поэтому раскроем

именно его содержание.

Зарплата и Управление Персоналом

Конфигурация «Зарплата и Управление Персоналом» — прикладное решение нового поколения, предназначенное для реализации кадровой политики предприятия и денежных расчетов с персоналом по следующим направлениям:

· планирование потребностей в персонале;

· решение задач обеспечения бизнеса кадрами — подбор, анкетирование и оценка;

· управление компетенциями и аттестация работников;

· управление финансовой мотивацией персонала;

· эффективное планирование занятости персонала;

· учет кадров и анализ кадрового состава;

· расчет заработной платы персонала;

· исчисление регламентированных законодательством налогов и взносов с фонда оплаты труда;

· отражение начисленной зарплаты и налогов в затратах предприятия.

Конфигурация позволяет вести учет в единой информационной базе от имени нескольких функциональных отделов, которые с точки зрения организации бизнеса составляют единое предприятие.

В конфигурации параллельно ведутся два вида учета: управленческий и регламентированный. Управленческий учет ведется по предприятию в целом, а регламентированный учет ведется отдельно для каждой организации.

Конфигурация «Зарплата и Управление Персоналом» позволяет повысить эффективность кадровой политики предприятия. Конфигурация будет полезна для всех участников, прямо или косвенно с ней взаимодействующих.

Руководство будет иметь полный контроль за происходящим, задавать структуру предприятия и составляющих его отделов, анализировать кадровый состав, принимать управленческие решения на основе полной и достоверной информации. Мощные аналитические отчеты предоставляют пользователю информацию в произвольных разрезах.

Кадровая служба получит ценный инструмент автоматизации рутинных задач, в том числе анкетирования и подготовки отчетов о работниках с различными условиями отбора и сортировки.

Работники предприятия будут уверены в том, что в любой момент смогут быстро получить необходимые им справки, сведения о своем отпуске, данные персонифицированного учета в Пенсионный фонд и т.д.

Представление регламентированной отчетности в государственные органы станет гораздо менее трудоемким процессом. Особенно это касается персонифицированных сведений для Пенсионного фонда.

С целью ведения бухгалтерского учета обеспечена совместная работа конфигурации «Зарплата и Управление Персоналом» с решением «1С:Бухгалтерия 8.0».

Своевременное решение кадровых проблем, организация развития персонала, планирование карьеры сотрудников, современные методы мотивации персонала, создание оптимальных условий для удержания наиболее результативных работников — важнейшие факторы выживания и развития компании. Поэтому автоматизация основных процессов управления персоналом на предприятии в настоящий момент очень актуальна, она позволяет повысить достоверность информации, оперативно получить аналитическую картину кадровых ресурсов предприятия в целом в любой момент.

Современная автоматизированная система управления персоналом предназначена для оптимизации работы, в первую очередь, руководства и персонала кадровых служб предприятий (помимо бухгалтерии и некоторых других подразделений) и играет большую роль в повышении производительности их труда. В частности, менеджеры по персоналу при помощи таких систем избавляются от выполнения рутинных операций при работе с кадрами, подготовке и учете приказов (существуют оценки, что только на работу с документацией по персоналу кадровики тратят до 60% своего рабочего времени).

Автоматизированное хранение и обработка полной кадровой информации также позволяет эффективно осуществлять подбор и перемещение сотрудников. Кроме того, автоматизированный расчет заработной платы с учетом информации о позициях штатного расписания, отпусках, больничных, командировках, льготах и взысканиях дает возможность работникам бухгалтерии точно и оперативно начислять зарплату, формировать бухгалтерские отчеты, относить затраты на себестоимость. И это лишь некоторые из функций современных автоматизированных систем управления персоналом.

В частности её роль в деятельности предприятий велика, вот только часть возможностей, которые она предоставляет:

· Повышение прозрачности за счет создания единого пространство учета, планирования и анализа;

· Уменьшение количества ошибок;

· Увеличение скорости прохождения информации в организации;

· Предоставление пользователям удобных инструментов для ввода информации;

· Предоставление руководителям возможности контроля и управления предприятием (отделом);

· Повышение эффективности деятельности предприятия (отдела);

· Оптимизация затрат организации;

· Получение конкурентных преимуществ.

Организация

Автоматизация предприятия — это всегда сложный процесс. В первую очередь из-за того, что внедрение автоматизированной информационной системы связанно с изменением привычной деятельности множества сотрудников предприятия, а это всегда вызывает сопротивление.

И здесь очень важно правильно провести изменения и внедрить систему. Ключевую роль в этом процессе играют руководитель проекта и методология внедрения. В основу проектов автоматизации была положена собственная методология внедрения и опыт предыдущего внедрения фирмы «1С»

В рамках проекта выделяются следующие этапы:

1. Диагностика и предпроектное обследование;

2. Обследование предприятия и составление технического задания;

3. Разработка и внедрение программного обеспечения (ПО);

4. Сопровождение промышленной эксплуатации информационной системы (ИС).

· Этап №1: Диагностика предприятия и предпроектное обследование предназначен для того чтобы получить общее представление о деятельности предприятия, понять потребности в автоматизации, сформулировать цели проекта и оценить предполагаемые трудозатраты.

В ходе обследования выявляются основные информационные потоки на предприятии и формируется (сверяется) база основной нормативно-справочной документации. Главным требованием в данном случае является наличие всех необходимых для функционирования системы справочников и классификаторов (единого классификатора продукции, товаров и материалов; плана счетов и аналитических признаков бухгалтерского учета; справочников дебиторов и кредиторов, справочника основных хозяйственных операций, стандартов учета движения материальных и денежных ценностей и т. д.) и соответствие принципов их организации требованиям системы. В ходе выполнения этапа обязательно должны быть созданы или проанализированы на полноту корпоративные стандарты учета и отчетности (эту задачу может выполнить только хорошо обученный персонал или внешние консультанты). На данном этапе производится диагностирование проблем, которые могут возникнуть при внедрении (например, выявление отсутствующих первичных документов, справочников, нормативов и стандартов), разрабатывается и согласовывается настройка справочников и классификаторов системы в соответствии с сформулированными требованиями. При необходимости, принимаются решения об изменении существующих практик учета или функциональных моделей. По результатам этапа формируется подписываемый всеми участниками проекта внедрения документ, который описывает все выявленные проблемы и намечает пути их ликвидации. От качества проведения данного этапа и полноты подготовленного документа часто зависит успех всего проекта внедрения программы. Результатом этапа являются:

· Описание этапов проекта, содержащее четко сформулированные цели и границы;

· Календарный план-график работ по проекту, подробным описанием работ и их стоимостью.

Этап №2: Обследование предприятия и написание технического задания, т.е. построение информационно-функциональной модели деятельности предприятия, описание и оптимизация процессов, подвергающихся автоматизации. Моделирование бизнес-процессов предприятия крайне желательно, так как оно позволяет хорошо подготовиться к внедрению. Моделирование планируется проводить хорошо обученными сотрудниками предприятия-заказчика с привлечением высококвалифицированных консультантов и с привязкой созданной модели к стандартам бизнеса и к будущей системе. Результат у этапа один, но очень важный:

· Техническое задание на автоматизированную систему для конкретного проекта.

Этап №3: Разработка и внедрение ПО является наиболее объемным и трудозатратным этапом.

В рамках этого этапа ведутся работы:

· Настройка и доработка типовой конфигурации согласно техническому заданию;

· Тестирование программного обеспечения;

· Обучение персонала работе с автоматизированной системой. ;

· Разработка документации к системе;

· Установка ПО на компьютеры предприятия;

· Ввод (перенос) первоначальных данных из информационной системы, использующейся до внедрения;

На этом этапе большое значение имеет опытная эксплуатация. Осуществляется для того, чтобы заказчик убедился в полном соответствии требованиям предприятия полученной в результате настройки системы функциональности. На этом этапе сохраняется двойной ввод данных в старую и новую системы. В ходе опытной эксплуатации: генерируются стандартные отчеты (с помощью системы и обычными способами) и производится верификация данных; система постепенно вводится в эксплуатацию, по отдельным участкам учета или управления; документируются инструкции по ведению рабочих мест и корректируются должностные инструкции участников учетного процесса и т.д. В отдельных подразделениях предприятия в систему вводятся фактические данные (в ограниченном объеме) и последовательно тестируются бизнес-функции путем моделирования реальных ситуаций деятельности предприятия (в условиях, максимально приближенных к действительности). Отрабатывается взаимодействие подразделений на основе тестовых пилотных примеров. Конечные пользователи обучаются работе с настроенной системой непосредственно на своих рабочих местах. При этом должна уже быть установлена и настроена система разграничения доступа конечных пользователей к информации. Обучение проводится членами группы внедрения — сотрудниками предприятия-заказчика. После обучения конечных пользователей отрабатывается интегрированный пилотный пример и полностью моделируется вся деятельность предприятия. На основе результатов выполнения пилотного примера руководством предприятия принимается решение о переводе системы в промышленную эксплуатацию. Затем составляется план перевода внедряемой системы в промышленную эксплуатацию, и определяются процедуры работ и специальный график перехода конечных пользователей на работу в новой системе.

Адаптация системы на предприятии. В ходе этапа производится настройка системы в соответствии с планом проекта внедрения и тестирование отдельных модулей и функций группой внедрения. На данном этапе также очень важно наличие корпоративных стандартов, так как именно они являются основой настроек системы.

Результатом этапа становиться готовая к вводу в промышленную эксплуатацию автоматизированная информационная система.

Этап №4: Сопровождение промышленной эксплуатации является не обязательным и предназначен для «мягкой» передачи автоматизированной системы ИТ-руководителю предприятия. В рамках этапа выполняются работы:

· Обновление программного обеспечения.

· Консультации по работе с автоматизированной системой.

Расчет эффективности второго предлагаемого мероприятия

В результате установки автоматизированного программного обеспечения планируется значительно улучшить работу менеджеров, в частности за счет того, что в потоках информации на предприятии устранятся разрывы и исчезнет необходимость двойного ввода информации, что увеличит скорость прохождения её внутри организации, а, следовательно, это значительно позволит сократить время на обработку документации, поэтому и норму выработки для управленческого персонала планируется сократить на 2%.

При этом планируемый прирост производительности труда (ДПт%)составит:

где Нвр — норма выработки для управленческого персонала;

±%Нвр — планируемое изменение нормы выработки, %;

Планируемое увеличение выработки (ДПт%) увеличит объем товарной продукции (ТПпл):

ТПпл = Птпл*Чппп =(Птпрош *ДПт%)*Чппп =

= (861,48*2,04%)*50 = 43952,7 тыс.руб.

Изменение объема товарной продукции (ДТП)будет равно:

ДТП = ТПпл — ТПпрош. =43952,7 — 43074,2 = 878,5 тыс.руб.

где ТПпл и ТПпрош — товарная продукция планируемого и прошлого периода, руб.

Изменение объема выпуска продукции (ДВ) в натуральном выражении можно определить по формуле:

Впл = ТПпл:Цср. = 43952,7: 89,4 = 491,6 тонн.

ДВ = Впл — Впрош. = 491,6 — 481,8 = 9,8 тонн.

где Впл и Впрош — выпуск продукции, планируемого и прошлого периода, т;

ТПпл — товарная продукция планируемая, тыс.руб.

Цср — средняя цена за одну тонну продукции, руб.

Автоматизация позволит сократить численность операторов, поэтому зная, что прирост производительности труда (ДПт%) можно рассчитать экономию численности (Эч):

ДПт%=(Эч/(Чраб.исх.-Эч))*100%,

2,04= (Эч/(50 — Эч))*100%

0,0204= Эч/(50 — Эч)

1,02-0,0204* Эч= Эч

1,02=0,0204* Эч

Эч=0,99 = 1 чел.

где Чраб.исх — среднесписочная численность персонала, чел.

Экономия численности позволит сократить расходы на отчисления в фонд заработной платы (Эз/п).

В результате затраты уменьшающиеся (ЗУМ) будут составлять:

Эз/п=(Эч*ЗПср.год)*Фд* Нс.о. =(1*3500)*12*26%=42000* 26% =52920 руб.

где Эз/п — экономия по заработной плате, руб.;

Эч — условная экономия численности, чел.;

ЗПср.год. — среднегодовая заработная плата работника, руб..

Нс.о. — норма отчислений на социальное страхование, которая равна по законодательству РФ — 26%;

ФД — действительный годовой фонд времени сотрудников при односменной работе, 12 мес..

Полная стоимость программного обеспечения, включающая установку, и настройку составляет: 1694 тыс. руб.

Норма амортизационных отчислений на оборудование — 8%.

Стоимость оборудования до внедрения нового оборудования — 1050 тыс.р.

При этом затраты увеличивающиеся (Зув), вследствие увеличения амортизационных отчислений будут:

Зув = (Стн — Стст)*Ан. = (1694 — 1050)* 0,08 = 51520 руб.

где Стн и Стст — стоимость нового и старого оборудования, руб.

Ан — норма амортизационных отчислений, %.

Условно-годовая экономия себестоимости (Эус-г. = ДЭс):

Эус-г. = ДЭс =ЗУм — ЗУв = 52920 — 51520 = 1400 руб.

где ЗУм — затраты уменьшающиеся, руб.

Зув — затраты увеличивающиеся, руб.

Прирост себестоимости (Эс) в результате прироста объема производства в натуральном выражении составит:

где ±В — изменение выпуска продукции в натуральном выражении, т;

Впл и Впрош. — выпуск продукции планируемого и прошлого (табл. 6) периодов, т;

Спрош. — себестоимость прошлого периода, тыс. руб. (табл. 6);

Уд.вЗус-п. — удельный вес условно-постоянных затрат в себестоимости — 18%.

Общий прирост себестоимости составит: ДС = 123,2 — 1,4 =121,8 тыс.руб.

Для чего осуществляется автоматизации процессов управления предприятием.
Какие условия необходимо соблюсти для осуществления автоматизации процессов управления.
Какие факторы влияют на скорость и качество внедрения автоматизации.

Автоматизация процессов
управления предприятием – комплекс мероприятий, при реализации которых возникают следующие вопросы:

какие измеряемые параметры являются критически важными для оценки деятельности компании и нуждаются в учете;
какие иерархические модели целесообразно использовать для описания процессов управления и планирования;
для каких целей будет обосновано и эффективно применение экономико-математических методов;
как использовать технологии управления проектами.

Американское общество производством и запасами (APICS) в середине 60-х годов выработало подход, позволяющий ответить на основные вопросы, возникающие в ходе внедрения автоматизации. Были сформулированы принципы, пригодные для построения моделей предприятий в целом и ключевых производственных процессов на них. На данных принципах основана концепция MRP (планирование материальных ресурсов),
которую впервые использовали для систем управления материальными запасами.

Процесс производства является потоком взаимосвязанных заказов.
Заказы всегда выполняются в условиях ограничения ресурсов.
Предусматривается сокращение технологических циклов и запасов.
Потребности производства и снабжения определяются объемами и графиками реализации.
Движение заказов соотносится с экономическими показателями.
Время, необходимое на исполнения заказа, строго определено.

Практическая ценность MRP, MRPII, ERP обусловлена:

использованием результатов анализа деятельности работающих предприятий;
поступательным развитием, каждая последующая система расширяла возможности предыдущей;
доказанной результативностью применения;
возможностью охватить все процессы управления предприятия в целом.

Для характеристики объема и вида решаемых задач управления возникла соответствующая терминология: система класса MRP, система класса ERP, или просто: ERP-система, MRP-система.

Широкое распространение, тем не менее, не позволяет считать утвержденными международными или национальными стандартами рекомендации MRP, ERP по организации производственных процессов
и управления ими. Они так и остаются рекомендациями APICS, в отличие от стандартов ISO серии 9000 (9000-9004), регламентирующих создание программ управления качеством в промышленности и в сфере обслуживания (исключение составляет ряд АСУП класса MRP-APS, использование которых позволяет компаниям получать сертификат ISO).

Автоматизация управления предприятиями
на базе экономико-математических моделей, информационных технологий и средств вычислительной техники практически для всех фирм является важнейшим этапом развития, выводящим бизнес на качественно новый уровень управления.

Распределенные вычислительные системы и сети, совершенствование систем управления базами данных и средств проектирования, внедрение функциональных подсистем способствуют созданию сложных интегрированных автоматизированных систем, объединяющих все задачи управления предприятием.

Среди подобных программных продуктов, представленных на российском рынке, большую долю составляют разработки крупнейших зарубежных фирм.

Внедрение интегрированной автоматизированной системы – это длительный, трудоемкий и дорогостоящий процесс.

Перед руководителем в данной ситуации стоят две основные задачи: определить цели, для которых планируется модернизация методов управления, и разработать правильную стратегию развития автоматизации предприятия
, позволяющую этих целей достичь.

Должны учитываться:

существующий на текущий момент уровень автоматизации управления;

опыт потенциальных разработчиков;
особенности организационной структуры конкретного предприятия;
финансовые и кадровые ресурсы;
зарубежный опыт и современные тенденции.

В ходе стратегического планирования часто возникает необходимость принятия обоснованного решения по выбору системы автоматизации. Руководители предприятий должны иметь представление о концепциях современных информационных технологий, способах их проектирования и внедрения.

Автоматизация процессов управления – алгоритм для руководителя

Проектный подход к автоматизации управления предприятием начинается с подготовки трех обязательных документов: технического задания, плана-графика и бюджета. Финансист не может написать грамотное техническое задание, а программист посчитать бюджет. Составлять документы должны специалисты, тесно взаимодействуя друг с другом, только это позволит успешно организовать работу.

Техническое задание (ТЗ) определяет цели, задачи проекта и способы их решения. В нем максимально подробно описываются все требования к системе управления, защите данных, архитектура программного комплекса и алгоритмы взаимодействия объектов, виды форм, справочников и отчетов, этапы работ по внедрению, а также порядок приемки готового продукта. Чем больше деталей учтено и зафиксировано, тем быстрее и качественнее будет реализация проекта.

Как правило, отвечает за разработку технического задания и представляет руководству итоговый вариант менеджер проекта. В нашей стране существует определенный стандарт – «ГОСТ на ТЗ по созданию автоматизированных систем», хотя в последние годы строгое следование ГОСТу не считается обязательным.

Стандартные требования к автоматизированным системам на сегодняшний день:

совместимость со всеми программными продуктами, которые используются на предприятии;
надежность – стабильная работа и обеспечение сохранности данных;
адаптивность – возможность быстро перенастраивать систему при любых изменениях в компании;
масштабируемость – возможность увеличения объема данных и количества пользователей;
заложенный изначально потенциал развития – возможность расширения функционала, обновление версий без перерывов в эксплуатации, актуализация с учетом изменений в российском законодательстве;
возможность работы с распределенными структурами (удаленными подразделениями и филиалами);
соответствие требованиям информационной безопасности – разделение прав доступа и ролей пользователей в зависимости от должностей и обязанностей.

План-график – стандартный управленческий документ, на который ориентируются в ходе реализации любого проекта. В нем отражаются этапы работ со сроками их выполнения, ответственные лица, назначенные исполнители, количество задействованных сотрудников. Например, автоматизация процессов управления потребует подготовки определенной документации, обучения персонала, неоднократного тестирования системы перед запуском ее в эксплуатацию. Менеджер проекта консолидирует информацию из разных подразделений в единый план-график и актуализирует его с определенной периодичностью.

Бюджет отражает затратную часть проекта. Основные статьи расхода при внедрении новой системы управления – это покупка программного обеспечения, его настройка под нужды предприятия и техническое сопровождение.

Компаниям-разработчикам с маркетинговой точки зрения выгоднее презентовать «стоимость рабочего места». Например: ERP-система по цене пять тысяч рублей для двух пользователей или десять тысяч рублей для десяти пользователей. Как правило, в указанную стоимость не входят затраты на настройку и техническую поддержку.

При выборе программного обеспечения необходимо узнавать подобные детали заранее, чтобы правильно сформировать бюджет. Грамотно написанное техническое задание позволяет рассчитать затраты последующих периодов на основе стоимости часа работы специалиста компании, обеспечивающей дальнейшую поддержку продукта. Соблюдение бюджета – показатель качественной работы менеджера проекта, означающий, что все необходимые ресурсы были учтены.

Процесс автоматизации предприятия можно считать завершенным, когда в эксплуатацию передана стабильно работающая информационная система, а также полный набор регламентов и инструкций для пользователей с различными уровнями доступа и ролями.

Экономическая целесообразность проекта обычно оценивается на основе финансовых показателей: срок окупаемости, коэффициент возврата инвестиций, внутренняя рентабельность, чистая стоимость. В случае с внедрением программного обеспечения произвести точные расчеты по такой схеме проблематично. Если затраты отражены в бюджете, то соотнести какая часть прибыли получена именно за счет использования автоматизированной системы управления чаще всего невозможно.

Автоматизация предприятия, прежде всего, влияет на управленческие показатели, например, на производительность труда, количество обслуженных клиентов, скорость обработки заказов. Положительная динамика их изменения служит критерием успешной реализации проекта и показателем того, что человеческие ресурсы компании стали использоваться более эффективно за счет:

оптимизации документооборота;
увеличения скорости доступа к информации;
консолидированного представления всех данных и документов;
стандартизации бизнес-процессов;
своевременной и быстрой актуализации нормативных документов;
ускорение процесса обучения и адаптации новых сотрудников;
интеграции с внешними информационными системами и повышения скорости обмена данными.

Принципы автоматизации процессов управления

Современные предприятия представляют собой сложные структуры, поэтому постепенно автоматизация систем производства нашла применение не только в промышленности, но и во многих других сферах деятельности. Банковский бизнес, страхование, ритейл, транспортные компании готовы вкладывать значительные средства в программное обеспечение, позволяющее повысить эффективность их работы. Даже небольшие фирмы стремятся автоматизировать основные процессы управления.

Разные масштабы, уровни и виды процессов управления автоматизируются на основе единых принципов:

принцип согласованности. Точка выхода одного действия внутри процесса всегда является точкой входа для другого. Рассогласование цепочки действий приводит к сбою или некорректному исполнению процесса;
принцип интеграции. Автоматизированный процесс должен не существовать вне общей информационной среды предприятия, а взаимодействовать с ней. Степень интеграции может быть больше или меньше в зависимости от уровня автоматизации и решаемых с ее помощью задач, но этот принцип соблюдается всегда;
принцип независимости исполнения. Суть автоматизированного процесса в том, что он исполняется без участия человека либо это участие минимально. Процесс, проистекающий корректно, в соответствии с установленными требованиями, не требует вмешательств извне.

Основополагающие принципы, перечисленные выше, разбиваются на более частные применительно к определенному уровню автоматизации и процессу управления.

Какие факторы влияют на скорость и качество внедрения автоматизации

Хороший продукт. Недоработанное программное обеспечение приводит к возникновению нежелательных последствий. Необходимость в дополнительных настройках, внесении изменений в программу, повторном тестировании мешают нормальной эксплуатации.
Квалифицированный консультант.
Энергичная команда внедрения, работающая на результат. Хороший консультант не решит поставленную задачу, если в компании отсутствуют квалифицированные сотрудники, способные говорить с ним на одном языке и обладающие необходимыми навыками и компетенциями.
Личный контроль генерального директора над процессом. Чтобы контролировать работу над проектом, не нужно глубоко погружаться в сферу информационных технологий и изучать азы программирования. Главное, чтобы информация о ходе процесса была всегда доступна и достоверна. Регулярные отчеты на основе составленного плана-графика дадут достаточно полное представление о текущей ситуации и позволят своевременно внести коррективы.
Работа сотрудников предприятия с автоматизированной системой. Установленное программное обеспечение должно использоваться большинством работников. И чем быстрее они начнут это делать самостоятельно в штатном режиме, тем быстрее будут выявлены и устранены возможные ошибки системы.

Уровни автоматизации процессов управления

В каждой компании существует определенная иерархия принятия решений, то есть уровней управления. Для более эффективной работы необходима автоматизация всех уровней управления предприятием.

Выделяют оперативный, тактический и стратегический уровни управления, а в соответствии с ними и уровни автоматизации:

Оперативный – уровень исполнителей. Автоматизируются стереотипные, регулярно выполняющиеся процессы, составляющие основу операционной деятельности компании. Например, производственный конвейер, осуществление торговых операций в рознице, поддержание заданных параметров инженерной системы.
Тактический – уровень менеджмента. За счет создания взаимосвязей между разными процессами предыдущего уровня автоматизируется управление производством. Например, процессы оперативного планирования, снабжения, реализации продукции, логистики, первичный документооборот.
Стратегический – уровень высшего звена руководства. Автоматизируются процессы управления предприятием в целом. Система позволяет решать аналитические задачи, строить прогнозы, направлена на финансово-хозяйственное и стратегическое планирование.

Для автоматизации управления предприятием используют несколько видов систем (CRM, ERP, OLAP и другие), которые подразделяются на три основных типа:

Неизменяемые системы. В них определенная жесткая последовательность операций настроена изначально под существующую конфигурацию оборудования или процесс.
Программируемые системы. В них последовательность действий изменяется в зависимости от текущей конфигурации или заданной программы. Настройка новых параметров работы происходит с помощью инструкций, к которым система обращается и выполняет их при смене условий.
Самонастраиваемые системы. Они осуществляют выбор необходимых операций в ходе функционирования на основании информации о текущем состоянии процесса.

Все три типа систем могут применяться на любом из уровней автоматизации как отдельно, так и в сочетании друг с другом.

Какие задачи решает автоматизация процессов управления производством

Для успешного ведения бизнеса необходимо поддерживать платежеспособность компании, повышать рентабельность производства или иной хозяйственной деятельности, правильно планировать и перераспределять финансовые ресурсы.

Крупные многопрофильные предприятия со сложной организационной структурой и развитой филиальной сетью с помощью автоматизации процессов управления решают проблемы, которые мешают достичь желаемых показателей:

Трудность согласования оперативных, текущих и долгосрочных планов разобщенных подразделений.
Проблему постановки и контроля исполнения задач для каждого подразделения и филиала.
Различия в организации работы и отсутствие единого понимания бизнес-процессов среди подразделений.
Отсутствие общей нормативно-справочной информации, унифицированных форм документов, единых методов .
Низкую скорость актуализации данных об оперативной хозяйственно-финансовой деятельности филиалов, подразделений и компании в целом.
Большие трудозатраты на сбор, анализ и обобщение данных от филиалов и предприятий, входящих в состав фирмы. Особенно это значимо для бухгалтерского учета, когда необходимо сводить разрозненные балансы, поступающие из разных источников, чтобы получить полное представление о финансовом состоянии компании.
Проблема оперативного контроля над взаиморасчетами с потребителями, внешними и внутренними поставщиками. Получение некорректных данных по кредиторской и дебиторской задолженности.
Низкая достоверность и противоречивость информации, собранной по всем направлениям бизнеса, на основании которой невозможно произвести подсчет и получить верное представление о материальных и финансовых активах предприятия.

Автоматизация управления – это не цель, а инструмент, позволяющий сократить вышеизложенные проблемы. При этом система не перестраивает полностью работу предприятия, а поддерживает и повышает эффективность уже сложившихся процессов, соответствующих нуждам компании.

Большое значение имеет создание общей информационной базы организации в рамках комплексного подхода к автоматизации. Отдельные модули системы будут функционировать в одном информационном пространстве и оперировать едиными данными.

Внедрение автоматизированной системы и создание общей базы данных – поэтапный процесс, в ходе которого шаги совершаются в строго определенной последовательности. Сначала выполняются критические и базовые для предприятия действия. Каждый шаг характеризуется достижением конкретных результатов и служит основой для следующего этапа.

Для компании выгодно минимизировать затраты на автоматизацию, но экономия при выборе подходящего решения не должна приводить к выбору системы, которая за счет низкой эффективности работы не оправдает сделанные вложения.

Нельзя затягивать сроки внедрения, чтобы к окончанию процесса не возникли новые потребности и проблемы, не учтенные в техническом задании.

Управление проектной деятельностью предприятия имеет свои особенности автоматизации.

Автоматизация при этом охватывает два направления: функции (процедурная часть) и стандарты (документарная часть) управления проектами.

Стандарт – это совокупность документов, в которых прописаны последовательность действий, рекомендованные модели и время, которое необходимо затратить на их выполнение, в процессе управления проектом. Эти документы не принадлежат какому-то конкретному проекту, а являются методическим обеспечением всей проектной деятельности компании.

Одним из современных трендов является организация документарной части в виде базы знаний, в которой есть все требуемые сервисы по поиску и обновлению данных, куда вносятся все документы по осуществленным проектам, реализована взаимосвязь между документами в виде перекрестных ссылок.

Автоматизация процедурной части управления проектом производится с учетом того, что в проект вовлекаются как постоянные подразделения компании, так и временная структура – проектная группа. То есть появляются новые, не характерные для операционной деятельности фирмы взаимодействия.

В документарной части должны быть отражены требования к автоматизации управления проектом. В перспективе может возникнуть необходимость использования системы управления для ряда процессов, задействованных в конкретных проектах.

Подлежат автоматизации такие процессы, как:

бюджетирование проекта;
управление деловыми взаимодействиями, включая согласование документов проекта;
календарно-ресурсное планирование проекта;
управление документооборотом проекта.

Уточним еще раз, что в данном случае речь идет о документах и процедурах какого-то определенного проекта, но не о документах и процедурах стандарта.

Системы автоматизации управления проектами интегрируются с информационными системами предприятия, что требует создания дополнительных интерфейсов для связи между основными пакетами прикладных программ предприятия.

Создание стандарта управления проектами – большой шаг вперед в развитии информационной структуры компании. С одной стороны, он требует автоматизации методов управления проектами, а с другой – весь накопленный при этом опыт попадает в документы стандарта.

Автоматизации процессов управления персоналом

Главный ресурс любого предприятия – персонал. Стремление максимально эффективно использовать этот ресурс привело к широкому распространению систем автоматизации управления кадровыми процессами. Большинство разработчиков предлагают программные продукты, предназначенные для кадровых служб.

Изначально автоматизировались только основные процессы: расчет заработной платы, налогов, кадровое делопроизводство. Сегодня потребности рынка диктуют другой подход, и функционал систем управления персоналом постоянно расширяется. Он учитывает результативность и компетенции специалистов, позволяет разрабатывать сложные мотивационные схемы, эффективно проводить обучение при приеме на работу или с целью повышения квалификации действующих сотрудников. Методики подбора персонала, процесс формирования кадрового резерва и организационной структуры предприятия также стали более продуктивными за счет использования средств автоматизации. Новые системы предлагают не только доступ к кадровой информации и возможность формировать отчеты, но и возможность проводить аналитическую работу, что влияет на принятие кадровых решений. Фактически, столь объемный комплекс решаемых задач превращает деятельность кадровой службы в реальное управление человеческими ресурсами компании.

На российском рынке представлены отечественные и зарубежные разработки в сфере автоматизации процессов управления персоналом. Учитывая разные потребности и финансовые возможности фирм-потребителей, они очень вариабельны по стоимости и техническим характеристикам, но схожи по своей функциональности.

Многие системы могут дорабатываться до необходимого уровня. Крупные ИТ-компании в состоянии приобретать специализированные модульные решения других разработчиков, что позволяет им развивать собственные продукты.

При выборе и внедрении программного обеспечения для автоматизации кадровых процессов стоит учитывать несколько моментов.

Условно выделяют финансово-управленческие системы и системы электронного документооборота (СЭД). Их можно использовать по отдельности, но, как правило, они дополняют друг друга. Отличаются они методом обработки документов. В первом случае сформированный документ «проводится», и на этом работа с ним завершается. В СЭД документ не закрывается, а поддерживается его полный жизненный цикл.

Как и для большинства программных продуктов, для систем управления персоналом предлагаются «локальные» и «коробочные» решения. Существуют также ERP-системы (Enterprise Resource Planning), позволяющие планировать и управлять многими ресурсами предприятия, применяющиеся для автоматизации бизнес-процессов компании в целом.

Использовать ERP-системы целесообразно в крупных фирмах не только из-за высокой стоимости разработки и внедрения, но и из-за избыточности функционала для нужд среднего и мелкого бизнеса.

Небольшим компаниям обычно достаточно «коробочных» версий. Их стоимость существенно ниже ERP-систем, они быстро устанавливаются, легко настраиваются и не требуют серьезной технической поддержки. Естественно, это достигается за счет ограничения возможности внесения дальнейших изменений и доработок. Если фирма использует и другие информационные системы, то могут возникнуть сложности с интеграцией «коробочного» продукта. То есть принцип единого информационного пространства может быть нарушен.

Промежуточное место между «коробками» и ERP-системами занимают «интегрированные решения» – отдельные модули, позволяющие автоматизировать только определенную сферу деятельности. Функциональность модуля для решения задач в автоматизируемой сфере очень высока, а проблем с интеграцией в информационную систему компании не возникает.

Для чего нужна автоматизация процессов документационного обеспечения управления

Большинство операций, совершающихся в компании, требуют документального подтверждения. С поставщиками и заказчиками заключаются договора, оплата оформляется платежками, отгрузка товара – накладными, выполнение работ или оказание услуг – актами и счетами-фактурами. Перечень документов можно продолжать дальше, при этом все они должны пройти определенный путь внутри предприятия, быть проверены, согласованы и утверждены.

Влияние человеческого фактора приводит к ошибкам, утере бумаг, задержкам согласования и прочим факторам, которые не способствуют быстрому прохождению документа по всем инстанциям и своевременному попаданию к адресату.

Подобные проблемы встречаются даже в маленьких компаниях с небольшими объемами деятельности, а в крупных фирмах это может носить катастрофический масштаб.

Чем крупнее компания, чем больше в ней обособленных подразделений и филиалов, тем ощутимее будут потери от работы исключительно с бумажными носителями на всех этапах жизненного цикла документов.

Часто генератором проблем с документооборотом является непосредственно первое лицо фирмы. Существует такой тип директоров, которые стремятся участвовать во всех процессах, происходящих в компании, и без их личной визы ни один документ не принимается в работу. Такой руководитель просто завален самыми разнообразными бумагами, причем не всегда действительно важные документы попадают ему под руку первыми. Этим умело пользуются и топ-менеджеры, и обычные сотрудники. В условиях нехватки времени для подробного ознакомления и анализа документа директор может согласовать сомнительные решения, принятые подчиненными, и ответственность уже будет благополучно перенесена на него.

Изменить ситуацию способна автоматизация документооборота. Когда все документы находятся в одной электронной базе, появляется возможность отслеживать движение и текущий статус каждой бумаги. В данном случае уже не придется подписывать их с «закрытыми» глазами. К директору попадают только документы, завизированные всеми заинтересованными службами (в зависимости от их предназначения), а иногда этих согласований достаточно, и в подписи руководителя предприятия вообще нет необходимости.

Автоматизация процесса документооборота жизненно важна для компаний, в которых:

документы часто теряются или невозможно отследить их местонахождение;
постоянно не соблюдаются сроки согласования;
есть разветвленная сеть филиалов или удаленные подразделения, с которыми нужно обмениваться документацией;
принципиален вопрос конфиденциальности информации.

Внедрение системы электронного документооборота позволит:

автоматизировать процесс согласования документов;
держать все документы в электронном архиве;
контролировать статус исполнения документа.

В зависимости от масштабов компания может применять простые решения (Excel или Access) либо более сложные и дорогостоящие системы (1С, Microsoft Axapta, SAP и др.).

Плюсы:

все подразделения фирмы используют единую базу данных, содержащую унифицированные формы документов;
повышается скорость обращения информации внутри организации;
существуют единые стандарты работы с документами, улучшается качество контроля их исполнения;
увеличивается степень защиты информации;
повышается производительность труда, нивелируется зависимость от квалификации работника.

Минусы:

необходимость изменения привычной системы документооборота, сложность адаптации сотрудников к нововведениям;
дополнительные затраты на внедрение программного обеспечения и возможное увеличение единиц компьютерной техники;
материальные и временные затраты на обучение персонала;
невозможность оценить прибыль или убыток от использования системы;
проблемы безопасности данных, связанные с хранением всей информации в единой базе.

Этапы автоматизация процессов документационного обеспечения управления

Инициатором проекта автоматизации должно быть одно из первых лиц компании: генеральный директор, финансовый или коммерческий директор. Если высшее руководство не придает большого значения этой задаче, то можно обоснованно сомневаться в ее успешной реализации.

Автоматизация документооборота состоит из двух частей: процесс и отчет (контроль). Если внедрение электронного документооборота сопровождается аудитом и оптимизацией действующих бизнес-процессов, то в написании технического задания должны принимать участие все руководители, ответственные за них. Без этого невозможно создать эффективно работающую версию электронного документооборота, а на этапе эксплуатации обязательно появятся «недовольные» подразделения, чьи интересы не были учтены.

Процесс происходит в несколько этапов.

Этап 1. Что автоматизировать.

Необходимо определить, какие подразделения больше всего нуждаются в автоматизации документооборота. Как правило, наиболее «бумагоемкими» являются бухгалтерия и финансовый отдел. Проведение платежей, согласование договоров происходит очень медленно, особенно в компаниях с филиальной структурой.

Такие же проблемы возникают с внутрикорпоративными документами (приказами, отчетами, регламентами), напрямую влияющими на результаты деятельности предприятия.

Этап 2. Описание бизнес-процессов.

Чтобы автоматизация не создала дополнительные сложности, а повысила эффективность работы, необходимо сначала провести аудит текущих бизнес-процессов отдела, подразделения или всей фирмы. Следует пошагово описать путь прохождения документа по компании и все процессы, которые с ним связаны. Только получив эти данные, можно четко сформулировать задачи, которые должно решить внедрение системы.

Этап 3. Планирование.

На этом этапе составляются план-график, сметы и перечень необходимых ресурсов.

Этап 4. Выбор IT-решения.

Предприятиям с малым объемом документооборота для решения проблемы может оказаться достаточным использование простой электронной базы данных (созданной в Excel или Access).

Собственный IT-отдел способен подготовить подобный ресурс и организовать к нему защищенный доступ. Если существует закрытый корпоративный сайт, то он прекрасно подойдет для размещения электронной базы данных, либо для этих целей можно использовать локальную сеть предприятия. Разграничение уровня доступа к документам также не представляет никакой сложности. То есть на малых предприятиях создание электронного документооборота не требует значительных материальных и трудовых затрат.

Крупные компании и холдинги должны быть готовы к длительному и дорогостоящему процессу автоматизации, даже если затрагивается только один из участков документооборота.

Этап 5. Реализация.

Координирует работы менеджер проекта. Генеральный директор определяет следующие моменты:

критические точки в жизненном цикле документов – точки, в которых в них происходят явные изменения в процессе прохождения через систему;
общее время, необходимое на электронное согласование во всех подразделениях компании.

Генеральный директор управляет процессом автоматизации по принципу выявления отклонений от нормального течения процесса, поэтому он должен видеть статистику задержки документов при прохождении через реперные (критические) точки, а также количество действий в системе, вызванных тем или иным документом.

Этап 6. Завершение.

Тестирование перед вводом в эксплуатацию. На этом этапе еще есть возможность выявить серьезные недостатки системы и внести исправления, поэтому активное участие в тестировании генерального директора обязательно.

Этап 7. Контроль использования системы.

Автоматизация процесса документооборота внедрялась для того, чтобы сотрудники ее использовали, а не как статичный набор файлов в базе данных. Следует контролировать работу персонала в системе после ее ввода в эксплуатацию и таким образом выявить и ликвидировать недочеты, пропущенные в ходе тестирования.

Источник: knia.ru