Отличительная особенность
электронной канцелярии Олимп — это её богатая функциональность, которая взяла начало от классического делопроизводства.
На крупном промышленном предприятии задачами секретаря (делопроизводителя) являются не только регистрация документов, но и масса других задач:
- определение руководителя, кому передать на резолюцию входящий документ
подготовка предрезолюций
доставка документа до исполнителя
контроль возврата подлинника
сводный анализ исполнения заданий
контроль выполнения поручений
формирование итоговой отчетности по неисполненным заданиям
отправка исходящих документов
поиск нужного документа по запросу
печать, сканирование
и даже хранение огромного количества документов. За все это отвечает хороший делопроизводитель.
Электронная канцелярия Олимп способная сделать работу хороших людей легче и эффективнее!
Автоматическая регистрация:
Входящих электронных писем
За счет встроенного почтового клиента, система считывает с электронного письма реквизиты и заполняет ими регистрационную карточку
- Автоматически определяется корреспондент
Прикрепляются вложенные компоненты
В соответствии с правилами формируется регистрационный индекс
Определяется содержание и исходящие реквизиты документы
Технология подготовки исходящих и внутренних документов в Олимп аналогична, поэтому согласованные и утвержденные документы автоматически приходят на регистрацию с уже известными реквизитами
Исходящих писем и внутренних документов
Автоматический контроль повторно поступивших документов
Система сама отлавливает документы, повторно входящие в организацию и предупреждает об этом.
Автоуведомления о возврате подлинника
Система предоставляет схему движения подлинника, а при не своевременном его возврате уведомит регистратора.
Удобная система связей
Связи документов в Олимп предполагают возможность получения развернутой истории о всех взаимосвязанных документах в том числе архивных, созданных в дополнение, в отмену или изменение.
Конструктор отчетов
Используя конструктор отчетов системы Олимп, сотрудник может создавать необходимые ему отчеты, не прибегая к помощи администратора или программиста. Так зачастую формируются отчеты по не исполненным или контрольным документам.
Гибкая система фильтрации
Система Олимп предоставляет возможность выполнять запрос на поиск документов используя строку фильтрации. Строка фильтрации позволяет сформулировать много вариативные условия поиска нужного документа.
Электронная канцелярия в системе Олимп
— это инструмент организации цифрового делопроизводства. Этот сегмент аккумулирует всю информацию, относящуюся к документам предприятия. Он содержит историю работы пользователей; хранит все связи документов; информирует о сроке исполнения; включает все файлы, создаваемые с документом; дает ответы на вопросы исполнителей и ответственных по документу, а также результатах их работы.
Контроль исполнения
Контроль исполнения в системе Олимп
— это глубокий функционал предоставляющий информацию о сроках, стадиях и результатах исполнения поручений. Данный функционал присутствует во всей системе начиная от электронной канцелярии и заканчивая структурированным хранилищем. Функционал построен на сроках исполнения документа и поручений и информированием о срыве этих сроков.
Визуализация контроля исполнения
Цветовая индикация и сообщения от системы Олимп о срыве срока.
Специализированный режим с общим количеством поступивших задач, взятых в работу, исполненных своевременно, исполненных с задержкой по периодам, не исполненных в срок.
Целая система отчетов по исполнению поручений в разрезе документа, исполнителей, контролирующих.
Специальный контроль
Для своевременного и качественного исполнения задач, в Олимп присутствует система особого контроля. Суть её в том, что все самые важные задачи, поставленные на контроль, должны пройти процедуру снятия с контроля т.е. закрытия. В некоторых случаях для снятия задачи с контроля требуется оценка качества выполненной работы компетентным специалистом. Тогда в системе можно дополнительно применить процедуру подтверждения.
Формирование контрольного поручения
Выдача контрольных поручений сопровождается назначением контролирующего, а при необходимости и подтверждающего качественное исполнение сотрудника.
По контрольным поручениям автоматически считается коэффициент исполнительской дисциплины.
Специальный режим «Анализ исполнения контрольных заданий» показывает информацию о своевременности исполнения контрольных заданий.
Аналитические панели на рабочем столе преобразуют данную информацию в графический вид.
Управление документами
Грамотное управление документами это залог эффективной работы отдела, подразделения, службы и организацией в целом. «Управление документами» в системе Олимп
— это современный инструмент управления масштабным предприятием, специально ориентированный на высокоуровневые бизнес-процессы.
«Управление документами» это Сегмент модуля Документооборот — Олимп, построенный по принципу планировщика, т.е. все задачи и документы, поступающие сотруднику, выстраиваются в один список.
В списке виден тип задания, тема, содержание, дата поступления, срок исполнения, от кого пришел. Данный список может быть легко дополнен нужной колонкой.
Красный фон сигнализирует о просроченном задании, что поможет не забыть о его выполнении. В системе присутствует опережающий контроль, когда цветовая индикация сообщает о приближении срока исполнения документа.
Под списком на закладках видна вся дополнительная информация, которая потребуется для принятия решения. Это текст документа, развернутое задание, история движения и связанные документы.
В программе легко найти нужный документ, а также поднять историю работы с ним. Мало того в истории видно сколько кругов уже ходит документ, кто взял в работу, а кто ещё нет.
Оперативное получение информации:
- кто инициировал документ;
кто согласовывал;
у кого он находится на данный момент;
какие замечания были даны и кем по документу;
связан ли этот документ с другими документами и каким образом, с возможностью открыть в том числе и связанные документы;
по сотруднику, службе, подразделению или всему предприятию в целом видеть картину исполненных и не исполненных поручений.
Удобство работы с большим массивом документов:
- система сама формирует список документов для рассмотрения;
система подсказывает по каким документам нужно срочно принимать решение;
система информирует о сроке, который подходит к концу;
система дает возможность делегировать свою работу и легко контролировать своевременное исполнение;
система позволяет получить историю работы над любым документом;
система позволит назначать заместителей на время своего отсутствия и видеть, как сработал заместитель.
Легкость управления документами:
- повышение скорости обмена информацией;
повышение уровня исполнительской дисциплины сотрудников;
соблюдение сроков исполнения контрактов;
возможность получения нужной информации, быстро не вставая с рабочего места.
Структура хранилища
Структурированное хранилище документов системы Олимп — это не просто библиотека с разграниченным доступом к папкам, это индивидуальная «база знаний» каждого сотрудника. Принцип построения хранилища Олимп основан на имеющихся у пользователя правах доступа к разделам, папкам, документам, файлам. Система автоматически выстраивает индивидуальную структуру архива для каждого сотрудника. Пользователь видит только те разделы и документы, на которые у него есть права.
Мало того сотрудник имеет возможность скопировать часть структуры архива, папок, документов в личное хранилище. Такая возможность позволит пользователю еще быстрее получить нужную ему информацию, документ.
Наполнение хранилища
Хранилище в системе Олимп наполняется документами автоматически по результатам завершения цикла работы с документом. Такая технология позволяет накапливать нужные документы в соответствующих разделах, специально не выделяя для данной работы время.
При появлении нового документа в хранилище система оповещает сотрудника, если он подписан на такие уведомления.
Удобство работы с документами
Хранилище Олимп отличают функциональные сервисы, которые определяют удобство работы с документами:
- Версионность;
Связи документов (отменен, утратил силу, в дополнении);
Выписка из архива;
Выдача оригинала;
Атрибуты хранения (номер описи, хранилище, стеллаж, полка, кол-во экземпляров).
Приобретая разнообразные комплектующие для мобильной и бытовой электроники в магазине «Сотовик-М», попутно рекомендуем запастись канцелярскими принадлежностями – без них не обходятся рабочие процессы любого бизнеса или некоммерческого учреждения. Если вы хотите купить канцтовары оптом, то просмотрите наш ассортимент.
Купить канцтовары оптом от производителя (канцелярия оптом, канцтовары опт москва) – это действенный способ существенно сэкономить на постоянном обеспечении офиса компании канцелярскими товарами оптом. Хотите канцтовары оптом дешево? Заказав крупную партию ручек, карандашей, скрепок, блокнотов и других мелочей раз в квартал или полгода, вам не придется тратить время на оформление очередной ежемесячной поставки. Оптовые закупки канцелярии оптом полезны и для государственных организаций – многие администрации образовательных учреждений закупают канцтовары оптом для школы, детского сада или университета. Оптовые компании канцтоваров ведут адекватную ценовую политику, поэтому «Сотовик-М» реализует писчие принадлежности по выгодной стоимости — канцтовары оптом дешево. Канцелярские товары оптом в Москве (канцтовары оптом Москва, канцтовары опт Москва) в нашем интернет-магазине.
Канцтовары оптом очень дешево. Канцелярские товары оптом в Москве
Канцелярия оптом в нашем магазине по одним из самых выгодных цен. Если вы планируете купить школьные канцтовары оптом, канцелярские товары оптом по низким ценам или заказать для сувенирного магазина оптом необычные канцтовары, «Сотовик-М» — это то, что вам нужно! Приобретайте канцелярские товары оптом, от обычных тетрадей до штемпельной продукции и визиток, по привлекательной цене с оперативной доставкой по России. У нас канцтовары оптом очень дешево!
В крупных компаниях ежегодно ведется переписка с десятками тысяч контрагентов, а внутренние документы создают тысячи сотрудников. Часть корреспонденции может поступать и обрабатываться в бумажном виде. Системы электронного делопроизводства помогают компаниям повысить эффективность работы в несколько раз и сформировать единое хранилище всех документов.
«Канцелярия» охватывает весь цикл работы с бумажными документами: от ввода и регистрации до сдачи в архив. Функциональность полностью соответствует российским стандартам делопроизводства, позволяя автоматизировать большинство «ручных» операций.
Ведение номенклатуры дел и журналов регистрации
Утвержденный состав номенклатуры дел ведется в специальном справочнике системы. В случае децентрализованного учета документов предусмотрены места регистрации внутри структурных подразделений.
Номенклатура дел
При подготовке документов для передачи в архив по каждому номенклатурному делу можно автоматически распечатать обложку дела, а также опись документов. Время на подготовку к архивному хранению и поиск в архиве сокращается в несколько раз.
Регистрация документов
Чтобы занести документ в DIRECTUM, заполните необходимые поля регистрационно-контрольной карточки (РКК), а регистрационный номер присвоится автоматически. Гибкая система нумерации позволяет присваивать номер документу в разрезе каждого журнала регистрации произвольно и автоматически. Номер может включать в себя код подразделения, код журнала, и любой необходимый реквизит. С внедрением решения среднее время регистрации документов сокращается на 35-50%.
Пример РКК
РКК содержат первичные данные (подразделение, дата регистрации, регистрационный номер и т.д.), а также информацию о состоянии любого бумажного документа, например, его местонахождение. При перемещении документа между подразделениями на каждом месте регистрации заводится своя РКК. Отследить движение бумажного документа внутри компании можно по цепочке созданных РКК.
Также к РКК можно прикрепить документ или его скан-образ. Для оперативного занесения большого объема документов используется служба потокового ввода DIRECTUM Capture Service. Она поддерживает различные способы занесения документов: захват с электронной почты или из файловой системы (например, со сканера).
Функцию создания РКК и заполнения данных можно передать интеллектуальным механизмам Ario . Получив документ, они самостоятельно классифицируют его, распознают текст и заполняют РКК извлеченной значимой информацией. Делопроизводителю остается лишь проверить корректность заполнения. Это позволяет дополнительно сократить время на регистрацию и уменьшить количество рутинных операций.
Рассмотрение и исполнение входящих документов
После регистрации входящего документа делопроизводитель в пару кликов отправляет его на рассмотрение руководителю. По итогам рассмотрения документа секретарь или сам руководитель формируют поручения по документу.
Если у руководителя есть помощник, предварительное рассмотрение документа с подготовкой проекта резолюции выполняет его помощник. Руководителю остается только утвердить проект резолюции и отправить поручения на исполнение.
В процессе исполнения поручений обеспечивается:
- фиксация переписки по исполнению;
возможность делегирования и отправки на доработку;
контроль сроков, запросы нового срока.
Контролеры отслеживают исполнение визуально. Всем участникам работ доступна краткая сводка, отражающая ситуацию по связанным поручениям.
Дерево поручений
Отправка писем корреспондентам
Решение тесно интегрировано с модулем «Обмен с контрагентами» . После согласования исходящего письма его легко отправить получателям через системы обмена документами — это избавляет от необходимости многократной распечатки документа и сокращает расходы на доставку.
Кроме этого для исходящих документов можно указать список рассылки по организациям и автоматически разослать электронные письма адресатам или распечатать конверты, соответствующие стандартам Почты России.
Печать конвертов
Оформление и ознакомление с организационно-распорядительными документами
Оформление и отправка на согласование распорядительных документов полностью автоматизировано. Достаточно заполнить необходимые данные в мастере действий, после чего система сформирует документ и отправит его нужным сотрудникам на согласование и подписание:
После подписания организационно-распорядительный документ можно разослать заинтересованным сотрудникам для ознакомления. Для этого нужно заполнить список рассылки в РКК. Этот список также можно использовать в будущем для рассылки другого документа.
Сотрудники из списка рассылки получают задания на ознакомление с документом. В системе DIRECTUM для подтверждения ознакомления достаточно выполнить задание. А если высылается задача на ознакомление с документом, который не занесен в систему, то это указывается в тексте задачи и исполнители знакомятся с документом в бумажном виде.
Поиск и анализ
По известным реквизитам может быть найден как сам электронный документ, так и его РКК вместе с информацией о местонахождении и стадии исполнения документа.
Поиск по РКК
Быстро найти нужный документ вместе с РКК также можно по штрихкоду на бумажном аналоге документа. Благодаря технологии быстрой идентификации штрихкод считывается специальным сканером, после чего система автоматически находит документ и связанные с ним задания.
Окно действий над найденным документом
Для анализа эффективности работы пользователей в системе предусмотрены специализированные отчеты: «Список ознакомления», «Контроль сроков исполнения поручений», «Статистика исполнения поручений», «Документы, подлежащие возврату» и др.
Пример отчета
Веб-клиент может использоваться в удаленных офисах территориально распределенной организации или как основной клиент, обеспечивающий кросс-платформенность и удобство администрирования. Для работы нужен только доступ в интернет.
Входящая РКК в веб-канцелярии
Эффект от внедрения
С использованием решения сотрудники будут своевременно получать приказы и распоряжения для исполнения. Контроль исполнения управленческих решений станет полностью прозрачен.
- К минимуму
сводится риск потери документов
В 2 раза
сократится время на подготовку и согласование исходящего письма
В 12 раз
ускорится поиск местонахождения бумажных документов
В 2 раза
ускорится подготовка информации руководству по исполнению поручений
На 20%
увеличится выполнение поручений руководства
Обычно нагрузка по обеспечению «бумажного» документооборота и контроля исполнения поручений ложится на подразделения организации, занимающиеся делопроизводством: канцелярию, управление делами, а также на ответственных за делопроизводство в структурных подразделениях. Именно для них и предназначен модуль «Канцелярия» системы электронного документооборота и управления взаимодействием DIRECTUM. Этот модуль облегчает выполнение рутинных операций по обработке бумажных документов в соответствии с требованиями ГСДОУ, на которых базируется традиционная российская технология делопроизводства:
- единая регистрация всей входящей и исходящей корреспонденции, а также внутренних документов с использованием регистрационно-контрольных карточек (РКК);
регистрация места нахождения бумажного документа на любом этапе его жизненного цикла: рассмотрение руководством, согласование проекта документа, исполнение и т.д.;
осуществление контроля над своевременным исполнением поручений, резолюций и указаний руководства;
списание документов в дело в соответствии с принятой в организации номенклатурой дел;
быстрый поиск необходимой информации по состоянию, наличию, движению бумажных документов;
получение необходимых стандартных форм и журналов, а также статистических отчетов по документообороту организации.
Кроме того, модуль «Канцелярия» позволяет организовать обмен между разными организациями. При таком обмене возможно использование электронной подписи (ЭП), а специальные механизмы системы позволяют осуществлять контроль доставки документов. Принципы обмена основываются на отраслевом стандарте обмена электронными документами «Взаимодействие систем автоматизации документационного обеспечения управления», утвержденном Гильдией Управляющих Документацией.
Ведение номенклатуры дел и журналов регистрации
Гибкая система нумерации позволяет присваивать номер документу в разрезе электронного журнала регистрации. Для каждого журнала задается произвольный способ автоматической нумерации документов внутри журнала. Номер может включать в себя код подразделения, код журнала, а также любой другой необходимый реквизит.
При подготовке документов для передачи в архив по каждому номенклатурному делу можно распечатать обложку дела, а также опись документов дела, что значительно сокращает время на подготовку документов для архивного хранения.
Регистрация документов
Для регистрации документов в модуле «Канцелярия» используются регистрационно-контрольные карточки (РКК), которые содержат все первичные данные (корреспондент, подразделение организации, представитель организации, дата регистрации, регистрационный номер, тема и краткое содержание документа, способ доставки и т.д.), а также необходимую информацию о состоянии любого бумажного документа организации (местонахождение, состояние исполнения и т.д.). Для исходящих документов можно указать список рассылки по организациям.
В системе реализована возможность регистрации документов как от организаций, так и от граждан.
Для организаций, использующих децентрализованную регистрацию документов, в системе используются места регистрации – рабочие места секретарей и сотрудников канцелярии. Каждое место регистрации может обслуживать одно или несколько подразделений. По местам регистрации возможно разграничение прав доступа к данным.
При перемещении документа между подразделениями на каждом месте регистрации может заводиться своя РКК. Таким образом, появляется цепочка РКК, по которой можно отследить движение бумажного документа не только между сотрудниками внутри подразделения, но и между подразделениями. Кроме того, через РКК осуществляется взаимосвязь зарегистрированных документов системы между собой, как-то: «В ответ на», «Во исполнение» и т.д.
Процедура регистрации проста и заключается в заполнении необходимых полей РКК, при этом регистрационный номер присваивается автоматически.
При регистрации непосредственно из РКК возможно занесение отсканированного (электронного) документа в модуль «Управление электронными документами» с автоматическим присоединением его к РКК. Для оперативного занесения большого объема документов используются службы ввода системы, обеспечивающие поточное занесение документов в модуль. В дальнейшем РКК, как и занесенный электронный документ, легко может быть найдена по штрихкоду на бумажном аналоге документа, благодаря встроенной в систему технологии быстрой идентификации.
По данным РКК распечатываются журналы входящих и исходящих документов. Для исходящих документов можно автоматически сформировать и распечатать наклейку на конверт.
Движение и исполнение документов
После регистрации входящий документ проходит этапы рассмотрения, вынесения резолюции, постановки на контроль и исполнения документа. При этом дальнейшая работа исполнителей с документом может вестись полностью в электронном виде. Это значительно сокращает затраты времени исполнителей и предотвращает случайную потерю оригинала.
В зависимости от стиля работы руководителя документ рассматривается им или в бумажном, или в электронном виде.
На основании резолюции, вынесенной руководителем, документ может быть поставлен на контроль с назначением исполнителей, поручений и сроков. Для исполнителей, которые работают с модулем «Управление деловыми процессами», секретарь или сам руководитель может быстро создать задачу прямо из РКК. Работа с задачами позволяет максимально полно использовать такие возможности системы по контролю исполнения поручений, как: фиксация полной переписки по исполнению поручений; возможность отправки на доработку; гибкая настройка маршрутизации и т.д.
Впоследствии по задачам, связанным с РКК, можно быстро воссоздать историю работы над документом, процедуру согласования, обоснование принятого решения.
Если же модуль «Канцелярия» используется самостоятельно, все поручения, выданные исполнителям, заносятся секретарем в РКК документа, после чего отслеживается их своевременное исполнение. При этом для неавтоматизированных пользователей поручения можно распечатать.
При работе с электронными документами все перемещения документов осуществляются через задачи, при этом на специальной закладке РКК фиксируется местонахождение бумажного документа в любой момент времени. Это позволяет оперативно находить бумажный оригинал документа через РКК. По тем же принципам строится и работа с исходящими и внутренними документами.
Обмен электронными документами между системами
С помощью системы можно организовать обмен официальными, юридически значимыми электронными документами между организациями. Обмен документами основывается на использовании отраслевого стандарта обмена электронными документами «Взаимодействие систем автоматизации документационного обеспечения управления», утвержденного Гильдией Управляющих Документацией.
Обмен документами может производиться как между структурными подразделениями одной компании (холдинга), так и между независимыми организациями–партнерами. При этом стороны обмена могут использовать разные системы электронного документооборота или вообще не работать с такими системами.
Если обмен производится между подразделениями одной компании (холдинга), то работа с документами происходит в модулях «Управление электронными документами», «Управление деловыми процессами» и «Канцелярия». Если обмен производится между сторонними организациями, то электронный документ экспортируется из системы в файл ESD-формата. Вторая сторона может либо импортировать ESD-документ в используемую у себя систему электронного документооборота (при условии, что этот формат поддерживается данной системой; формат ESD является открытым), либо использовать для работы с ESD-документом свободно распространяемую программу DIRECTUM OverDoc. DIRECTUM OverDoc позволяет просматривать документ, его атрибуты и все ЭП, которыми документ был подписан, включая маркер достоверности.
Поиск и анализ информации
С момента регистрации любого документа в системе можно найти как его регистрационную карточку вместе с информацией о местонахождении и процессе исполнения документа, так и сам электронный документ.
Система осуществляет поиск по регистрационным номерам, корреспонденту, автору резолюции, а также по всем реквизитам РКК и их произвольному сочетанию.
Кроме того, в системе предусмотрены специализированные отчеты, существенно повышающих эффективность работы пользователей: Документы на рассмотрении, Просроченные поручения, Документы, подлежащие возврату, и т.д.
Веб-модуль «Канцелярия»
Веб-модуль «Канцелярия» предназначен для автоматизации работы с официальными бумажными документами, например с распорядительными документами, входящими и исходящими письмами, поручениями, докладными и служебными записками. Облегчает обработку бумажных документов.
Обработка бумажных документов осуществляется в соответствии с требованиями ГСДОУ, на которых базируется традиционная российская технология делопроизводства.
Веб-модуль «Канцелярия» направлен на решение задач:
- единой регистрации всей входящей и исходящей корреспонденции, а также внутренних документов, с использованием регистрационно-контрольных карточек;
контроля над своевременным исполнением поручений, резолюций и указаний руководства;
быстрого поиска необходимой информации по состоянию, наличию, движению бумажных документов;
получения необходимых стандартных форм и журналов, а также статистических отчетов по документообороту организации.
Основу веб-модуля «Канцелярия» составляют справочники «Регистрационно-контрольные карточки», «Поручения по РКК», «Номенклатура дел».
Преимущества интеграции модуля «Канцелярия» с другими модулями системы
Таким образом, благодаря взаимодействию модулей «Управление электронными документами », «Управление деловыми процессами » и «Канцелярия» в рамках единой системы обеспечивается повышение эффективности работы организации при полном соответствии отечественным традициям и стандартам делопроизводства. Все механизмы, предоставляемые каждым модулем, могут использоваться в различных комбинациях «бумажных» и «электронных» этапов работы с документами. При этом традиционное «бумажное» делопроизводство гармонично вписывается в электронный документооборот организации с развитыми горизонтальными связями.
Источник: